Nadzorowanie zadań związanych z utrzymaniem technicznym to przede wszystkim zarządzanie umowami serwisowymi i gwarancyjnymi, pilnowanie terminów przeglądów okresowych i gromadzenie wymaganej dokumentacji, wreszcie ‘service desk’ czyli płynne i szybkie realizowanie zgłoszeń dotyczących awarii i usterek, a także rozliczanie czasu pracy i kosztów związanych z realizacją prac technicznych. Prowadzenie tych procedur w systemie iffmGIS pozwala na monitorowanie kosztów, terminowości i kompletności przeglądów, częstości napraw i awarii, kosztów utrzymania poszczególnych elementów infrastruktury budynku i jego wyposażenia.
Automatyzacja i usprawnienie często skomplikowanych i czasochłonnych procesów serwisowania, przeglądów technicznych czy napraw gwarancyjnych. Kluczowe funkcje:
⦁ Planowanie i realizacja przeglądów, konserwacji, naprawy instalacji technicznych i urządzeń
⦁ Zarządzanie harmonogramem przeglądów, tworzenie cykli, automatycznego przypominania o planowanych przeglądach
⦁ Przebieg procesu: umowa serwisowa/ zgłoszenie /alokacja zadania / wykonanie / faktura / budżet/ dokumentacja
⦁ Precyzyjna lokalizacja inwentarza, urządzeń technicznych na planach pięter i pomieszczeń
⦁ Inwentaryzacja instalacji
⦁ Zgłaszanie usterek
⦁ przy pomocy urządzeń mobilnych PDA/systemu kodów kreskowych
⦁ z zautomatyzowaną możliwością złożenia zlecenia naprawy (np. do firmy zewnętrznej)
⦁ Monitorowanie wykonania zleceń i zamówień.
Utrzymanie techniczne budynku, jego infrastruktury i urządzeń to także nadzór nad dostawą mediów (gazów, ciepła, prądu elektrycznego). Dane dotyczące punktów poboru mediów i obszarów zasilania pozwalają na spraną obsługę techniczną, ale także na właściwą komunikację z użytkownikami pomieszczeń i urządzeń. Zakres wykorzystania CAD w systemie iffmGIS zależy od potrzeb i procesów realizowanych przez użytkowników. iffmGIS nie ma jednak tutaj żadnych ograniczeń – dysponuje własnym edytorem CAD, możliwością importowania rysunków .dwg i dxf, oraz nie wymaga kupowania dodatkowych licencji na oprogramowanie typu CAD. Stopień szczegółowości danych na rzutach CAD należy optymalizować biorąc pod uwagę, które dane mogą być utrzymywane w aktualności. To silnie zależy od procedur realizowanych przez zarządzającego nieruchomościami, infrastrukturą, urządzeniami i aparaturą.