CAFM

Wprowadzenie do problematyki systemów informatycznych CAFM dla służby zdrowia

Zastosowanie systemów CAFM do obiektów szpitalnych najprościej przedstawić na konkretnym przykładzie iffmGIS.

Jakie szczególne funkcjonalności oferuje oprogramowanie iffmGIS dla szpitali?

• Moduł CAD systemu – umożliwia - na wektorowych rzutach pięter - szczegółową lokalizację pomieszczeń i urządzeń wpisanych do bazy danych.

• Oprogramowanie pozwala na koordynację i oszczędności w zakresie utrzymania technicznego obiektu

• Zarządzanie urządzeniami i aparaturą (w tym aparaturą medyczną) odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami technicznymi, rachunkowymi i bezpieczeństwa, ale także pozwala na uchwycenie procesów wykorzystywania tej aparatury (także dla potrzeb płatnika takiego jak NFZ) i jej serwisowania

• Planowanie przeglądów i zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi odbywa się przy użyciu kalendarzy, mobilnych aplikacji wykorzystywanych przez techników i pozwala na raportowanie pod dowolnym kątem (z punktów widzenia kosztów, analizy awaryjności konkretnego urządzenia, aktywności serwisu itp.)

• Zarządzanie powierzchniami, ośrodkami kosztów i najmem związane jest z możliwością łatwego dostępu do aktualnych danych o pomieszczeniach, ich lokalizacji, rejestrowaniu umów i zawartych w nich warunków korzystania, rozliczeniami kosztów dla różnych kategorii pomieszczeń i części wspólnych

• Niezależne moduły pozwalają zarządzać konkretnymi typami usług, w tym usługami utrzymania czystości i jakością tych usług

• Niezwykle łatwo tworzyć plany ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji obiektów

• Specjalna funkcjonalność pozwala tworzyć i zarządzać etykietami pomieszczeń

• Program umożliwia nadzorowanie zieleni i inwentaryzację poszczególnych drzew, zamawianie i nadzorowanie utrzymania zimowego, itd.

• Historia, statystyki i raporty to niezwykle ważna wartość używania systemów CAFM w ogóle, a iffmGIS w szczególności.

Dlaczego przyszedł w Polsce właściwy moment aby wprowadzać iffmGIS jako udogodnienie do zarządzania zespołami budynków szpitalnych?

Nie jest odkryciem stwierdzenie, że tak zwane ‘proste rezerwy’ w zakresie eksploatacji budynków już się w polskiej rzeczywistości skończyły. Termomodernizacje, wymiana technologii wind, wyspecjalizowane firmy angażowane do sprzątania budynków, informatyzacja rozliczeń z najemcami, czy nawet elektroniczne zgłaszanie prac do wykonania i tym podobne udogodnienia dały wiele oszczędności i podwyższyły standard korzystania z obiektów. Jednak działania te dotarły do punktu gdzie dalsze efekty kosztowe i jakościowe nie są już możliwe. Rosnąca komplikacja w zakresie infrastruktury technicznej, jej rosnące koszty oraz rosnące oczekiwania użytkowników wywołują nową presję na administratorów i właścicieli nieruchomości. Konieczne jest wejście na kolejny, wyższy etap informatyzacji.

W czym leży różnica między stanem obecnym, a tym ‘wyższym etapem informatyzacji’? Systemy typu iffmGIS są wizualnymi (opartymi o CAD) systemami bazodanowymi, które stworzono do zarządzania całymi procesami.

Dla przykładu, w iffmGIS można zaplanować i prowadzić wszystkie procedury związane z eksploatacją urządzenia – powiedzmy: dokumentację instalacji centrali wentylacyjnej, umowy gwarancyjne związane z tą centralą, plan przeglądów, wszystkie zgłoszenia awarii dotyczące tego urządzenia, rejestr prac serwisowych, rozliczenia z serwisantami, dane dotyczące amortyzacji finansowej i technicznej, koszty materiałów eksploatacyjnych.

W efekcie prowadzenia procedur eksploatacji urządzenia w systemie iffmGIS otrzymujemy kompletną bazę danych historycznych, która pozwala na tworzenie użytecznych raportów i planowanie. Dostajemy na przykład odpowiedzi na takie pytania: (1) jak często psuła się centrala wentylacyjna? (2) ile w zeszłym roku kosztowały prace serwisowe z nią związane? (3) czy bardziej opłaca się jej generalny remont czy wymiana? (4) kiedy trzeba będzie wydać na to pieniądze? (5) czy centrala producenta Y jest tańsza w eksploatacji od centrali producenta X? Itd…

Ale możemy także do tej samej bazy danych kierować pytania z innej strony. Na przykład pytać: (1) Ile razy w ubiegłym roku serwis Z przyjeżdżał wykonywać prace w naszym obiekcie? (2) czy nie fakturowano fikcyjnych kosztów przyjazdu (np. faktycznie była jedna wizyta do trzech central, a na fakturach pojawiły się koszty przyjazdu 3 razy)? (3) Jaki był czas reakcji serwisu na zgłoszenia serwisowe? Itd.

Tego typu operacje na bazach danych można wykonywać wyłącznie w zintegrowanych systemach bazodanowych, takich jak iffmGIS. Nie da się tworzyć raportów automatycznie, gdy niektóre procesy nie są ‘skomputeryzowane’, ale także wtedy gdy są obsługiwane przez oddzielne, nie współpracujące oprogramowania.