IffmGIS

Wykorzystanie aplikacji mobilnej iffmMobile do lokalizowania i inwentaryzowania z natury: sprzętów, aparatury, usterek budowlanych

Większość instytucji poszukuje obszarów gdzie możliwa jest poprawa efektywności gospodarowania. Zarządzanie majątkiem jest bez wątpienia takim obszarem. Jeśli proces zarządzania środkami trwałymi nie jest prowadzany przy użyciu najlepszych praktyk i właściwych narzędzi informatycznych, może prowadzić to do sytuacji, w której np. urządzenia nie ma tam gdzie „powinno być”, że ma przekroczony termin wymaganego przeglądu, lub nie wiemy, że jest niesprawne bo awaria nie została zgłoszona lub zarejestrowana.

Wiele organizacji nadal przeprowadza inwentaryzacje przy użyciu papierowych kartotek, czy też wprowadza dane urządzeń do pliku w Excelu aby porównać ze stanem rejestru środków trwałych. W podobny sposób często raportowane są usterki. W takich warunkach żadnych informacji zbiorczych nie można uzyskać natychmiast i nie buduje się, dostępna baza danych historycznych ważnych dla planowania poprawy efektywności i podejmowaniu decyzji o odtwarzaniu majątku.

Jak poprawić proces zarządzania majątkiem?

Konieczne jest wprowadzenie systemu informatycznego z dostępem mobilnym, który poprawia organizację pracy, oszczędza czas i dostarcza poprawnych i aktualnych danych o urządzeniach i ich lokalizacji. Taki system, w którym procedury realizowane są w ramach standardowych cykli pracy (‘workflows’) buduje automatycznie bazy danych historycznych. Dane historyczne są kluczem do podejmowania racjonalnych decyzji i odpowiedzialnego planowania.

Kluczowe etapy optymalizacji procesów:

• Wdrożenie zintegrowanego systemu z bazą danych o wszystkich urządzeniach współpracującego z aplikacjami mobilnymi;

• Oznakowanie urządzeń w celu łatwej i szybkiej identyfikacji cyfrowej np. kreskowe, QR, NFC, RFID itp. Oznakowanie umożliwiające skanowanie kodów eliminuje błędy przy ręcznym wprowadzaniu danych. W szczególności dotyczy to urządzeń krytycznych ze względu na działanie instytucji:

• Kluczowych elementów infrastruktury technicznej,

• Urządzeń wymagających szczególnego nadzoru technicznego i certyfikacji (np. aparatury medycznej)

• Urządzeń o dużej wartości

• Jednoznaczny sposób identyfikacji każdego pomieszczenia (dobrze gdy oznaczenie pomieszczeń zawiera dodatkowe informacje, np. typ pomieszczenia, przeznaczenie, przyporządkowanie do ośrodka kosztów itp.). Oznakowanie pomieszczeń kodami pozwalającymi na poprawne identyfikowanie lokalizacji przez skanowanie.

• Wprowadzenie efektywnych procedur inwentaryzacji przy wykorzystaniu mobilnych końcówek systemu iffmGIS.

• Wprowadzenie procedur i kalendarzy przeglądów technicznych i napraw urządzeń prowadzonych w systemie iffmGIS.