CAFM

Zarządzanie aktywami szpitala: jak ułatwić podejmowanie lepszych decyzji

Nowoczesny szpital korzysta w Polsce z licznych informatycznych systemów wspierających księgowość, kadry, rozliczenia z płatnikami. Nie wyobrażamy dziś sobie szpitala bez systemów wpierających działalność medyczną. Informatyzacja szpitali, szczególnie po upowszechnieniu standardu HL7 nabiera tempa. Wydaje się jednak, że w Polsce zaniedbaliśmy potrzeby informatyczne w zakresie zarządzania aktywami szpitali: budynkami, infrastrukturą, aparaturą medyczną. Tu także jest postęp po stronie podaży, lecz popyt– poszukiwanie przez dyrekcje szpitali rozwiązań informatycznych typu CAFM/CMMS wydaje się nie nadążać za realnymi potrzebami. To obszar niewykorzystanych szans i niezrealizowanych korzyści.

Rosnąca komplikacja w zakresie infrastruktury technicznej, ogromna ilość aparatury medycznej, jej rosnące wymagania serwisowe i związane z tym koszty eksploatacyjne, i wreszcie rosnące oczekiwania użytkowników wywołują nową presję na administratorów i właścicieli szpitali. Konieczne jest wejście na kolejny, wyższy etap informatyzacji.

W czym leży różnica między stanem obecnym, a tym ‘wyższym etapem informatyzacji’? Systemy typu iffmGIS są wizualnymi (opartymi o CAD) systemami bazodanowymi, które stworzono do zarządzania całymi procesami.

Zastosowanie systemów CAFM do obiektów szpitalnych najprościej przedstawić na konkretnym przykładzie systemu iffmGIS. W iffmGIS można na przykład zaplanować i prowadzić wszystkie procedury związane z eksploatacją urządzenia lub aparatu medycznego – powiedzmy: dokumentację instalacji, umowy gwarancyjne związane, plan przeglądów, wszystkie zgłoszenia awarii dotyczące tego urządzenia, rejestr prac serwisowych, rozliczenia z serwisantami, dane dotyczące amortyzacji finansowej i technicznej, koszty materiałów eksploatacyjnych.

W efekcie prowadzenia procedur eksploatacji budynków, urządzeń i aparatury w systemie iffmGIS otrzymujemy kompletną bazę danych historycznych, a jednocześnie aktualnych w czasie rzeczywistym, która pozwala na tworzenie użytecznych raportów i planowanie. Dostajemy na przykład odpowiedzi na takie pytania: Jak często psuła się aparat? Ile w zeszłym roku kosztowały prace serwisowe z nim związane? Czy bardziej opłaca się jej generalny remont czy wymiana? Kiedy trzeba będzie wydać na to pieniądze? Czy aparat producenta Y jest tańszy w eksploatacji od aparatu producenta X? Czy wszyscy obsługujący aparat medyczny mają właściwe i aktualne uprawnienia, itd… Ale możemy - do tej samej bazy danych - kierować pytania z innej strony. Na przykład pytać: Ile razy w ubiegłym roku serwis Z przyjeżdżał wykonywać prace w naszym obiekcie? Czy nie fakturowano fikcyjnych kosztów przyjazdu (np. faktycznie była jedna wizyta do trzech urządzeń, a na fakturach pojawiły się koszty trzech przyjazdów)?

Tego typu operacje na bazach danych można wykonywać wyłącznie w zintegrowanych systemach bazodanowych, takich jak iffmGIS. Nie da się tworzyć raportów automatycznie, gdy niektóre procesy nie są ‘skomputeryzowane’, ale także wtedy gdy są obsługiwane przez oddzielne, nie współpracujące oprogramowania.

Jakie szczególne funkcjonalności oferuje oprogramowanie iffmGIS dla szpitali?

• Moduł CAD systemu umożliwia - na wektorowych rzutach pięter - szczegółową lokalizację pomieszczeń i urządzeń wpisanych do bazy danych.

• Oprogramowanie pozwala na koordynację utrzymania technicznego obiektu

• Zarządzanie urządzeniami i aparaturą odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami technicznymi, rachunkowymi i bezpieczeństwa, ale także pozwala na uchwycenie procesów wykorzystywania tej aparatury (także dla potrzeb płatnika takiego jak NFZ) i jej serwisowania

• Planowanie przeglądów i zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi odbywa się przy użyciu kalendarzy, mobilnych aplikacji wykorzystywanych przez techników i pozwala na raportowanie pod dowolnym kątem (z punktów widzenia kosztów, analizy awaryjności konkretnego urządzenia, aktywności serwisu itp.)

• Zarządzanie powierzchniami, ośrodkami kosztów i najmem związane jest z możliwością łatwego dostępu do aktualnych danych o pomieszczeniach, ich lokalizacji, rejestrowaniu umów i zawartych w nich warunków korzystania, rozliczeniami kosztów dla różnych kategorii pomieszczeń i części wspólnych

• Niezależne moduły pozwalają zarządzać konkretnymi typami usług, w tym usługami utrzymania czystości i jakością tych usług

• Niezwykle łatwo tworzyć plany ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji obiektów

• Specjalna funkcjonalność pozwala tworzyć i zarządzać etykietami pomieszczeń

• Program umożliwia nadzorowanie zieleni i inwentaryzację poszczególnych drzew, zamawianie i nadzorowanie utrzymania zimowego, itd.

• Historia, statystyki i raporty to niezwykle ważna wartość używania systemów CAFM w ogóle, a iffmGIS w szczególności.

Arkadiusz Lendzion, zastępca dyrektora UCK Gdańsk:

„Zintegrowany system CAFM do zarządzania nieruchomościami i aparaturą medyczną jest czymś nowym w polskim szpitalnictwie. Dlatego bardzo cenimy sobie współpracę z firmą A-Co. z Krakowa, która wdrożyła iffmGIS w Centrum Medycyny Inwazyjnej, a obecnie w oddawanym do użytkowania obiekcie Centrum Medycyny Nieinwazyjnej. Rozwiązanie sprawdzone w Niemczech, w tym w największym szpitalu klinicznym Charité w Berlinie (45 tysięcy pomieszczeń!) zostało w pełni dostosowane do polskich warunków i wymagań narzuconych przez UCK. Po okresie testów wspomaga nie tylko bieżące zadania związane z utrzymaniem Szpitala i jego wyposażenia, ale także ułatwia nam uruchomienie działalności w nowym obiekcie CMN gdzie musimy zagospodarować kilka tysięcy pomieszczeń i tysiące sztuk aparatury medycznej. Już dziś widzimy korzyści z lepszego nadzoru nad wykorzystaniem pomieszczeń, inwentarzem i zleceniami serwisowymi aparatury medycznej oraz sprzętu IT. Dalszych ułatwień i oszczędności oczekujemy od takich funkcji iffmGIS jak: etykietowanie pomieszczeń, mobilna inwentaryzacja z natury i zarządzanie realizacją zleceń serwisowych przy wykorzystaniu tabletów.”